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個人情報保護要領
○財団法人盛岡国際交流協会の保有する個人情報の保護に関する要領

 (趣旨)
第1 この要領は,財団法人盛岡国際交流協会の保有する個人情報の保護に関する規程(以下「規程」という。)の規定に基づき,及び規程を施行するため必要な事項を定めるものとする。
 (個人情報保護管理者の設置)
第2 財団法人盛岡国際交流協会が保有する個人情報の保護管理を行わせるため、個人情報保護管理者を置き、事務局長をもって充てる。
(個人情報取扱事務目録)
第3 規程第3条第1項の目録は,個人情報取扱事務目録簿(様式第1号)により行うものとする。
2 規程第3条第1項第8号の別に定める事項は,次に掲げる事項とする。
(1) 個人情報取扱事務の開始又は変更の年月日
(2) 個人情報取扱事務の根拠法令等
(3) 個人情報が記録されている文書の名称及び保存年限
(4) 他の法令等による開示,訂正又は利用停止の制度の有無
(5) その他必要な事項
(代理人による開示申出等の特別な理由)
第4 規程第10条第2項,第20条第2項及び第26条第2項の特別な理由は,個人情報の本人が身体障害,病気等のため,自ら出向いて開示申出,訂正申出又は利用停止申出をすることが困難であることとする。
(開示申出書)
第5 規程第11条第1項の開示申出書は,個人情報開示申出書(様式第2号)とする。
2 規程第11条第1項第3号の別に定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示申出をする者の連絡先
(2) 希望する開示の実施の方法
(3) 法定代理人又は代理人(以下「法定代理人等」という。)が開示申出をする場合にあっては,当該申出に係る個人情報の本人の氏名及び住所並びに未成年者若しくは成年被後見人の別又は当該本人が開示申出を行うことが困難な理由
(4) その他必要な事項
(開示申出等における本人確認手続等)
第6 規程第11条第2項,第17条第4項,第21条第3項及び第27条第2項の本人又は法定代理人若しくは代理人であることを証明するために必要な書類は,次の各号に掲げる区分に応じ,当該各号に定める書類とする。
 (1) 本人が開示申出等をする場合 運転免許証,旅券その他これらに類する書類として理事長が定めるもの
 (2) 法定代理人が開示申出等をする場合 当該法定代理人に係る前号の書類及び戸籍謄本,成年後見に係る登記事項証明書その他法定代理人の資格を証明する書類として理事長が定めるもの
 (3) 代理人が開示申出等をする場合 当該代理人に係る第1号に規定する書類並びに個人情報の本人が第2条の特別な理由に該当する者であることを証明する書類及び当該代理人の資格を証明する書類として理事長が定めるもの
2 本人又は法定代理人は,身体障害,病気等のため,自ら出向いて開示申出等をすることが困難である場合は,開示申出等に係る申出書を協会に送付して開示申出等をすることができる。この場合において当該開示申出等をする者は,前項の書類を複写機により複写したもの及び出向いて開示申出等をすることが困難であることを明らかにする書類並びにその者の住民票の写し又は外国人登録原票の写しを協会に提出しなければならない。
3 開示申出をした法定代理人等は,当該開示申出に係る個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは,直ちに書面でその旨を協会に届け出なければならない。
4 前項の規定による届出があったときは,当該開示申出は,取り下げられたものとみなす。
 (未成年者の確認書の提出) 
第7 協会は,未成年者の法定代理人から開示申出がなされた場合において,当該未成年者が満15
歳に達しているときは,開示することが規程第12条第8号の規定に該当するか否かの判断に当
たり,当該未成年者の開示についての確認(様式第3号)を行うとともに,確認書(様式第4
号)の提出を求めることができる。
(開示決定等の通知)
第8 規程第14条第1項の別に定める事項は,次に掲げる事項とする。
(1) 開示を実施する日時
(2) 開示を実施する場所
(3) 開示の実施に要する費用の額
(4) その他必要な事項
2 規程第14条の規定による通知は,次の各号に掲げる個人情報の開示の区分に応じ,当該各号に定める通知書により行うものとする。
(1) 個人情報の全部を開示するとき 個人情報開示決定通知書(様式第5号)
(2) 規程第13条の規定により個人情報を開示するとき 個人情報部分開示決定通知書(様式第6号)
(3) 個人情報の全部を開示しないとき 個人情報不開示決定通知書(様式第7号)
 (開示決定等の期間の延長に係る通知)
第9 規程第15条第2項の規定による通知は,個人情報開示決定等期間延長通知書(様式第8号)により行うものとする。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与の通知等)
第10 規程第16条第1項の別に定める事項は,次に掲げる事項とする。
 (1) 開示申出の年月日
(2) 開示申出に係る当該第三者に関する情報の内容
(3) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
2 規程第16条第1項の規定による通知は,協会が必要があると認めた場合に,口頭又は書面により行うものとする。
3 規程第16条第2項の規定による通知は,個人情報開示決定等に係る意見照会書(様式第9号)及び個人情報の開示に関する意見書(様式第10号)により行うものとする。
4 規程第16条第3項の規定による通知は,第三者情報開示決定通知書(様式第11号)により行うものとする。
5 協会は,規程第16条第1項又は第2項の規定により,第三者に対し,当該第三者に関する情報の内容を通知するに当たっては,開示申出に係る個人情報の本人の権利利益を不当に侵害しないように留意しなければならない。
 (個人情報の開示の実施の方法)
第11 個人情報の開示の実施は,協会が指定する窓口における開示又は写しの送付の方法により行うものとする。
2 規程第17条第1項の協会が定める方法は,次の各号に掲げる電磁的記録の区分に応じ,当該各号に定める方法とする。
 (1) 録音テープ,録音ディスク,録画テープ又は録画ディスク 協会が現に使用している専用機器により再生したものの視聴又は複製物の交付
(2) その他の電磁的記録 協会が現に保有するプログラム(電子計算機に対する指令であって,一の結果を得ることができるよう組み合わされたものをいう。)により当該電磁的記録を紙その他これに類するものに印字し,又は印画したものの閲覧又は写しの交付
3 協会は,個人情報の開示を受ける者が,当該個人情報が記録されている文書を汚損し,若しく
は損傷し,又はそのおそれがあると認めるときは,当該閲覧又は視聴を中止させ,又は禁止する
ことができる。
(開示の実施の方法等の申出)
第12 規程第17条第2項の規定による申出は,口頭又は書面により行わなければならない。
2 規程第17条第2項の協会が定める事項は,次に掲げる事項とする。
 (1) 希望する開示の実施の方法
(2) 開示決定に係る個人情報の一部について開示の実施を求める場合にあっては,その旨及び当該部分
(3) 窓口における開示の実施を希望する場合にあっては,開示の実施を希望する日
3 開示決定をする前に当該開示決定に係る開示申出をした者から前項各号に規定する事項の申出があった場合において,協会が当該申出のあった開示の実施の方法等と同一の方法等により開示の実施をする旨の決定をしたときは,当該申出は,規程第17条第2項の規定によりなされた申出とみなす。
4 協会は,規程第17条第2項の規定による申出があった場合(前項の規定により当該申出があったものとみなされる場合を含む。)は,当該申出に係る開示の実施の方法等を決定し,当該申出をした者に対し,その旨を個人情報開示方法等決定通知書(様式第12号)(同項の規定により当該申出があったものとみなされる場合にあっては、第7第2項第1号又は第2号の通知書)により通知するものとする。
5 規程第17条第5項の規定による申出は,個人情報の更なる開示申出書(様式第13号)により行わなければならない。
6 第4項の規定は,規程第17条第5項の規定による申出に係る通知について準用する。この場合において,第4項中「規程第17条第2項の規定による申出があった場合(前項の規定により当該申出があったものとみなされる場合を含む。)」とあるのは「規程第17条第5項の規定による申出があった場合」と,「個人情報開示方法等決定通知書(同項の規定により当該申出があったものとみなされる場合にあっては,第7第2項第1号又は第2号の通知書)」とあるのは「個人情報開示方法等決定通知書」と読み替えるものとする。
 (手数料等)
第13 規程第19条第2項の協会が定める額は,次表のとおりとする。

区     分 金     額
1 複写機による写し(日本工業規格A3以下の大きさのもので白黒に複写したものに限る。以下同じ。) 片面1枚につき10円
2 1の項に掲げる写し以外の写し 当該写しの作成に要する費用に相当する額

2 規程第19条第3項の協会が定める額は,次表のとおりとする。

区     分 金     額
紙その他これに類するものに印字し,又は印画したものの写し交付 1 複写機による写し 片面1枚につき10
2 1の項に掲げる写し以外の写し 当該写しの作成に要する費用に相当する額
録音テープ,録音ディスク,録画テープ又は録画ディスクに複製した複製物の交付 当該複製物の作成に要する費用に相当する額

3 規程第19条第2項及び第3項の規定により負担しなければならない実費は、個人情報の開示の実施の際に徴収する。
 (写しの送付の求め)
第14 開示決定に基づき個人情報の開示を受ける者は,送付に要する郵便料相当額の費用を納付して,個人情報が記録されている文書の写しの送付を求めることができる。
(訂正申出書)
第15 規程第21条第1項の訂正申出書は,個人情報訂正申出書(様式第14号)とする。
2 規程第21条第1項第4号の別に定める事項は,次に掲げる事項とする。
 (1) 訂正申出をする者の連絡先
(2) 法定代理人等が訂正申出をする場合にあっては,当該申出に係る個人情報の本人の氏名及び住所並びに未成年者若しくは成年被後見人の別又は当該本人が訂正申出を行うことが困難な理由
(3) その他必要な事項
(訂正決定等の通知)
第16 規程第23条の規定による通知は,次の各号に掲げる個人情報の訂正の区分に応じ,当該各号に定める通知書により行うものとする。
 (1) 個人情報の全部について訂正をするとき 個人情報訂正決定通知書(様式第15号)
(2) 訂正申出に係る個人情報の一部について訂正をするとき 個人情報部分訂正決定通知書(様式第16号)
(3) 個人情報の全部について訂正をしないとき 個人情報不訂正決定通知書(様式第17号)
(訂正決定等の期間の延長に係る通知)
第17 規程第24条第2項の規定による通知は、個人情報訂正決定等期間延長通知書(様式第18号)により行うものとする。
(個人情報の提供先への通知)
第18 規程第25条の規定による通知は,個人情報訂正通知書(様式第19号)により行うものとする。
(利用停止申出書)
第19 規程第27条第1項の利用停止申出書は,個人情報利用停止申出書(様式第20号)とする。
2 規程第27条第1項第4号の別に定める事項は,次に掲げる事項とする。
 (1) 利用停止申出をする者の連絡先
(2) 法定代理人等が利用停止申出をする場合にあっては,当該申出に係る個人情報の本人の氏名及び住所並びに未成年者若しくは成年被後見人の別又は当該本人が利用停止申出を行うことが困難な理由
(3) その他必要な事項
(利用停止決定等の通知)
第20 規程第29条の規定による通知は,次の各号に掲げる個人情報の利用停止の区分に応じ,当該各号に定める通知書により行うものとする。
 (1) 個人情報の全部について利用停止をするとき 個人情報利用停止決定通知書(様式第21号)
(2) 利用停止申出に係る個人情報の一部について利用停止をするとき 個人情報部分利用停止決定通知書(様式第22号)
(3) 個人情報の全部について利用停止をしないとき 個人情報不利用停止決定通知書(様式第23号)
(利用停止決定等の期間の延長に係る通知)
第21 規程第30条第2項の規定による通知は,個人情報利用停止決定等期間延長通知書(様式第24号)により行うものとする。
   附 則
1 この要領は,規定の施行の日(平成17年4月1日)から施行する。

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個人情報保護規程
○財団法人盛岡国際交流協会の保有する個人情報の保護に関する規程

 (目的)
第1条 この規程は,財団法人盛岡国際交流協会(以下「協会」という。)が保有する個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより,特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。ただし,法人その他の団体の活動に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。
(2) 文書等 協会の役職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって,協会の役職員が組織的に用いるものとして協会が保有しているものをいう。ただし,次に掲げるものを除く。
ア 新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(個人情報取扱事務目録)
第3条 協会は,個人情報を取り扱う事務であって,個人の氏名,生年月日その他の記述又は個人別に付された番号,記号その他の符号により当該個人を検索し得る状態で個人情報が整理して記録された文書等を使用するもの(以下「個人情報取扱事務」という。)について,次に掲げる事項を記載した個人情報取扱事務目録を作成し,一般の閲覧に供しなければならない。
(1) 個人情報取扱事務の名称
(2) 個人情報取扱事務の目的
(3) 個人情報の対象者の範囲
(4) 個人情報の記録項目
(5) 個人情報の処理形態
(6) 個人情報の収集先
(7) 個人情報を協会以外のものに経常的に提供する場合には,その提供先
(8) その他別に定める事項
2 前項の規定は,協会の役職員又は役職員であった者に係る人事,給与,福利厚生その他役職員の職務に関する個人情報取扱事務については,適用しない。
(収集の制限)
第4条 協会は,個人情報を収集するときは,あらかじめ当該個人情報を取り扱う目的を明らかにし,当該目的を達成するために必要な範囲内で,適法かつ公正な手段により収集しなければならない。
2 協会は,個人情報を収集するときは,本人から直接収集しなければならない。ただし,次の各号のいずれかに該当するときは,この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令,岩手県の条例若しくは規則又は盛岡市の条例若しくは規則(以下「法令等」という。)の規定に基づくとき。
(3) 出版,報道等により公にされているものから収集するとき。
(4) 個人の生命,身体又は財産を保護するため,緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 所在不明,心神喪失等の事由により,本人から収集することができないとき。
(6) 前各号に掲げる場合のほか,本人から収集したのでは当該事務の目的の達成が損なわれ,当該事務の適正な執行に支障が生じ,又は円滑な実施が困難になるおそれがあり,かつ,個人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
3 協会は,思想,信条及び信教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報を収集してはならない。ただし,法令等の規定に基づくとき,又は個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために欠くことができないと認められるときは,この限りでない。
(利用及び提供の制限)
第5条 協会は,個人情報を取り扱う目的以外の目的のために,個人情報を協会内部において利用し,又は協会以外のものに提供してはならない。ただし,次の各号のいずれかに該当するときは,この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき又は本人に提供するとき。
(2) 法令等の規定に基づくとき。
(3) 出版,報道等により公にされている場合において,個人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
(4) 個人の生命,身体又は財産を保護するため,緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 協会の内部で利用する場合であって,事務の執行上やむを得ず,かつ,個人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
(6) 協会以外の者に提供する場合であって,当該個人情報を提供することにやむを得ない理由があり,かつ,個人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
2 協会は,協会以外の者に個人情報を提供する場合において,個人の権利利益の保護のため必要があると認めたときは,当該個人情報の提供を受ける者に対し,当該個人情報について使用目的若しくは使用方法の制限その他の必要な制限を付し,又はその適切な取扱いのために必要な措置を講ずることを求めなければならない。
(オンライン結合による提供の制限)
第6条 協会は,事務の執行上必要かつ適切と認められ,個人情報について必要な保護措置が講じられている場合を除き,オンライン結合(電気通信回線を用いて電子計算機その他の情報機器を結合し,協会以外の者が協会の保有する個人情報を随時入手し得る状態にするものをいう。)により個人情報を協会以外の者に提供してはならない。
(適正管理)
第7条 協会は,個人情報の漏えい,滅失及びき損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 協会は,個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために必要な範囲内で,個人情報を正確かつ最新なものに保たなければならない。
3 協会は,保有する必要がなくなった個人情報を確実かつ速やかに廃棄し,又は消去しなければならない。ただし,歴史的若しくは文化的資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされることとなる個人情報については,この限りでない。
(職員等の義務)
第8条 協会の役職員又は役職員であった者は,職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ,又は不当な目的に使用してはならない。
(委託に伴う措置等)
第9条 協会は,個人情報を取り扱う事務を協会以外の者に委託をするときは,当該委託に係る契約において,個人情報の保護のために当該委託を受けた者が講ずべき措置を明らかにしなければならない。
(開示申出)
第10条 何人も,協会に対し,文書等に記録されている自己に関する個人情報の開示を申し出ることができる。
2 未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は協会が特別な理由があると認めた代理人は,本人に代わって前項の規定による開示の申出(以下「開示申出」という。)をすることができる。
(開示申出の手続)
第11条 開示申出は,次に掲げる事項を記載した書面(以下「開示申出書」という。)を協会に提出して行わなければならない。
(1) 開示申出をする者の氏名及び住所
(2) 文書等の名称その他の開示申出に係る個人情報を特定するに足りる事項
(3) その他別に定める事項
2 開示申出をする者は,本人又は前条第2項に規定する法定代理人若しくは代理人であることを証明するために必要な書類を提出し,又は提示しなければならない。
3 協会は,開示申出書に形式上の不備があると認めたときは,開示申出をした者(以下「開示申出者」という。)に対し,相当の期間を定めて,その補正を求めることができる。この場合において,協会は,開示申出者に対し,補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
(個人情報の開示義務)
第12条 協会は,開示申出があったときは,開示申出に係る個人情報に次の各号に掲げる情報(以下「不開示情報」という。)のいずれかが含まれている場合を除き,開示申出者に対し,当該個人情報を開示しなければならない。
(1) 法令等の規定により開示することができないと認められる情報
 (2) 個人の評価,診断,選考,指導,相談等に関する情報であって,開示することにより,当該評価,診断,選考,指導,相談等に著しい支障を及ぼすおそれがあるもの
(3) 開示申出者以外の個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日その他の記述等により開示申出者以外の特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより,開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)又は開示申出者以外の特定の個人を識別することはできないが,開示することにより,なお開示申出者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし,次に掲げる情報を除く。
 ア 法令等の規定により又は慣行として開示申出者が知ることができ,又は知ることが予定されている情報
 イ 人の生命,健康,生活又は財産を保護するため,開示することが必要であると認められる情報
 ウ 当該個人が協会の役職員及び公務員等(国家公務員法(昭和22年法律第 120号)第2条第1項に規定する国家公務員(独立行政法人通則法(平成11年法律第 103号)第2条第2項に規定する特定独立行政法人の役員及び職員を除く。),独立行政法人等の役員及び職員,地方公務員法(昭和25年法律第 261号)第2条に規定する地方公務員並びに地方独立行政法人の役員及び職員をいう。)である場合において,当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは,当該情報のうち,当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分
(4) 法人その他の団体(協会,国,独立行政法人等,地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。以下「法人等」という。)に関する情報又は開示申出者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって,次に掲げるもの。ただし,人の生命,健康,生活又は財産を保護するため,開示することが必要であると認められる情報を除く。
ア 開示することにより,当該法人等又は当該個人の権利,競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの
イ 協会の要請を受けて,開示しないとの条件で任意に提供されたものであって,法人等又は個人における通例として開示しないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質,当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの
 (5) 開示することにより,犯罪の予防又は捜査,人の生命,身体,財産等の保護その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがある情報
(6) 協会,国の機関,独立行政法人等,地方公共団体及び地方独立行政法人の内部又は相互間における審議,検討又は協議に関する情報であって,開示することにより,率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ,不当に市民等の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え,若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの
(7) 協会,国の機関,独立行政法人等,地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業に関する情報であって,開示することにより,次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上,当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
ア 監査,検査,取締り又は試験に係る事務に関し,正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし,若しくはその発見を困難にするおそれ
イ 契約,交渉又は争訟に係る事務に関し,協会,国,独立行政法人等,地方公共団体又は地方独立行政法人の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ
ウ 調査研究に係る事務に関し,その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ
エ 人事管理に係る事務に関し,公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ
  オ 協会,国若しくは地方公共団体が経営する企業,独立行政法人等又は地方独立行政法人に係る事業に関し,その企業経営上の正当な利益を害するおそれ
 (8) 未成年者の法定代理人から開示申出があった場合において,開示することにより,当該未成年者の利益に反することになると認められる情報
(部分開示)
第13条 協会は,開示申出に係る個人情報に不開示情報が含まれている場合において,不開示情報に係る部分を容易に区分して除くことができるときは,開示申出者に対し,当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。
2 開示申出に係る個人情報に前条第3号の情報(開示申出者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。)が含まれている場合において,当該情報のうち,氏名,生年月日その他の開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより,開示しても,開示申出者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは,当該部分を除いた部分は,同号の情報に含まれないものとみなして,前項の規定を適用する。
(開示申出に対する措置)
第14条 協会は,開示申出に係る個人情報の全部又は一部を開示するときは,その旨の決定をし,開示申出者に対し,その旨及び開示の実施に関し別に定める事項を書面により通知しなければならない。
2 協会は,開示申出に係る個人情報の全部を開示しないとき(開示申出に係る個人情報が記録された文書等を保有していないときを含む。)は,開示をしない旨の決定をし,開示申出者に対し,その旨を書面により通知しなければならない。
(開示決定等の期限)
第15条 前条各項の決定(以下「開示決定等」という。)は,開示申出があった日から起算して15日以内にしなければならない。ただし,第11条第3項の規定に基づき補正を求めた場合にあっては,当該補正に要した日数は,当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず,協会は,事務処理上の困難その他正当な理由があるときは,同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において,協会は,開示申出者に対し,遅滞なく,延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)
第16条 開示申出に係る個人情報に協会,国,独立行政法人等,地方公共団体,地方独立行政法人及び開示申出者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは,協会は,開示決定等をするに当たって,当該情報に係る第三者に対し,開示申出に係る個人情報が記録された文書等の表示その他別に定める事項を通知して,意見書を提出する機会を与えることができる。
2 協会は,第三者に関する情報が含まれている個人情報を開示しようとする場合であって,当該第三者に関する情報が第12条第3号イ又は同条第4号ただし書に規定する情報に該当すると認められるときは,開示決定に先立ち,当該第三者に対し,開示申出に係る当該第三者に関する情報の内容その他の事項を書面により通知して,意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし,当該第三者の所在が判明しない場合は,この限りでない。
3 協会は,前項の規定に基づき意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該個人情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において,開示決定をするときは,開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において,協会は,開示決定後直ちに,当該意見書を提出した第三者に対し,開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を書面により通知しなければならない。
(開示の実施)
第17条 個人情報の開示は,文書又は図画については閲覧又は写しの交付により,電磁的記録についてはその種別,情報化の進展状況等を勘案して協会が定める方法により行う。ただし,閲覧の方法による個人情報の開示にあっては,協会は,当該個人情報が記録された文書等の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは,その写しにより,これを行うことができる。
2 開示決定に基づき個人情報の開示を受ける者は,別に定めるところにより,協会に対し,その求める開示の実施の方法その他の協会が定める事項を申し出なければならない。
3 前項の規定による申出は,第14条第1項に規定する通知があった日から起算して30日以内にしなければならない。ただし,当該期間内に当該申出をすることができないことにつき正当な理由があるときは,この限りでない。
4 個人情報の開示を受ける者は,本人であることを証明するために必要な書類を提出し,又は提示しなければならない。
5 開示決定に基づき個人情報の開示を受けた者は,最初に開示を受けた日から起算して30日以内に限り,協会に対し,更に開示を受ける旨を申し出ることができる。この場合においては,第3項ただし書の規定を準用する。
(法令等による開示の実施との調整)
第18条 協会は,法令等の規定により,何人にも開示申出に係る個人情報が前条第1項本文に規定する方法と同一の方法で開示することとされている場合(開示の期間が定められている場合にあっては,当該期間内に限る。)には,同項本文の規定にかかわらず,当該個人情報については,当該同一の方法による開示を行わない。ただし,当該法令等の規定に一定の場合には開示をしない旨の定めがあるときは,この限りでない。
2 法令等の規定に定める開示の方法が縦覧であるときは,当該縦覧を前条第1項本文の閲覧とみなして,前項の規定を適用するものとする。
(手数料等)
第19条 開示申出に係る手数料は,無料とする。
2 開示申出を行い,文書又は図画の写しの交付を受ける者は,当該写しの交付に係る実費の範囲内で協会が定める額を負担しなければならない。
3 開示申出を行い,電磁的記録の開示を受ける者は,当該開示に係る実費の範囲内で協会が定める額を負担しなければならない。
 (訂正申出)
第20条 何人も,文書等に記録されている自己に関する個人情報について,事実に関する誤りがあると認めるときは,協会に対し,当該個人情報の訂正(追加及び削除を含む。以下同じ。)を申し出ることができる。ただし,当該個人情報の訂正に関して法令等の規定により特別の手続が定められているときは,この限りでない。
2 未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は協会が特別な理由があると認めた代理人は,本人に代わって前項の規定による訂正の申出(以下「訂正申出」という。)をすることができる。
(訂正申出の手続)
第21条 訂正申出は,次に掲げる事項を記載した書面(以下「訂正申出書」という。)を協会に提出してしなければならない。
(1) 訂正申出をする者の氏名及び住所
(2) 文書等の名称その他の訂正申出に係る個人情報を特定するに足りる事項
(3) 訂正を求める内容
(4) その他別に定める事項
2 訂正申出をする者は,当該訂正を求める内容が事実と合致することを証明する書類その他の資料を協会に提出し,又は提示しなければならない。
3 訂正申出をする者は,本人又は前条第2項に規定する法定代理人若しくは代理人であることを証明するために必要な書類を提出し,又は提示しなければならない。
4 協会は,訂正申出書に形式上の不備があると認めたときは,訂正申出をした者(以下「訂正申出者」という。)に対し,相当の期間を定めて,その補正を求めることができる。
(個人情報の訂正義務)
第22条 協会は,訂正申出があった場合において,当該訂正申出に理由があると認めたときは,当該訂正申出に係る個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で,当該個人情報の訂正をしなければならない。
(訂正申出に対する措置)
第23条 協会は,訂正申出に係る個人情報の全部又は一部について訂正をするときは,その旨の決定をし,訂正申出者に対し,その旨を書面により通知しなければならない。
2 協会は,訂正申出に係る個人情報の全部について訂正をしないときは,その旨の決定をし,訂正申出者に対し,その旨を書面により通知しなければならない。
(訂正決定等の期限)
第24条 前条各項の決定(以下「訂正決定等」という。)は,訂正申出があった日から起算して30日以内にしなければならない。ただし,第21条第4項の規定に基づき補正を求めた場合にあっては,当該補正に要した日数は,当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず,協会は,事務処理上の困難その他正当な理由があるときは,同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において,協会は,訂正申出者に対し,遅滞なく,延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
(個人情報の提供先への通知)
第25条 協会は,訂正決定に基づく個人情報の訂正の実施をした場合において,必要があると認めたときは,当該個人情報の提供先に対し,遅滞なく,その旨を書面により通知するものとする。
(利用停止申出)
第26条 何人も,文書等に記録されている自己に関する個人情報が次の各号のいずれかに該当すると認めるときは,協会に対し,当該各号に定める措置を申し出ることができる。ただし,当該個人情報の利用の停止,消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)に関して法令等の規定により特別の手続が定められているときは,この限りでない。
(1) 第4条の規定に違反して収集されたものであるとき又は第5条第1項の規定に違反して利用されているとき 当該個人情報の利用の停止又は消去
(2) 第5条第1項又は第6条の規定に違反して提供されているとき 当該個人情報の提供の停止
2 未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は協会が特別な理由があると認めた代理人は,本人に代わって前項の規定による利用停止の申出(以下「利用停止申出」という。)をすることができる。
(利用停止申出の手続)
第27条 利用停止申出は,次に掲げる事項を記載した書面(以下「利用停止申出書」という。)を協会に提出して行わなければならない。
(1) 利用停止申出をする者の氏名及び住所
(2) 文書等の名称その他の利用停止申出に係る個人情報を特定するに足りる事項
(3) 利用停止を求める理由及び内容
(4) その他別に定める事項
2 利用停止申出をする者は,本人又は前条第2項に規定する法定代理人若しくは代理人であることを証明するために必要な書類を提出し,又は提示しなければならない。
3 協会は,利用停止申出書に形式上の不備があると認めたときは,利用停止申出をした者(以下「利用停止申出者」という。)に対し,相当の期間を定めて,その補正を求めることができる。
(個人情報の利用停止義務)
第28条 協会は,利用停止申出があった場合において,当該利用停止申出に理由があると認めたときは,協会における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で,当該利用停止申出に係る個人情報の利用停止をしなければならない。ただし,当該個人情報の利用停止をすることにより,当該個人情報の利用目的に係る事務の性質上,当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは,この限りでない。
(利用停止申出に対する措置)
第29条 協会は,利用停止申出に係る個人情報の全部又は一部について利用停止をするときは,その旨の決定をし,利用停止申出者に対し,その旨を書面により通知しなければならない。
2 協会は,利用停止申出に係る個人情報の全部について利用停止をしないときは,その旨の決定をし,利用停止申出者に対し,その旨を書面により通知しなければならない。
(利用停止決定等の期限)
第30条 前条各項の決定(以下「利用停止決定等」という。)は,利用停止申出があった日から起算して30日以内にしなければならない。ただし,第27条第3項の規定に基づき補正を求めた場合にあっては,当該補正に要した日数は,当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず,協会は,事務処理上の困難その他正当な理由があるときは,同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において,協会は,利用停止申出者に対し,遅滞なく,延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
(異議の申出等)
第31条 開示決定等,訂正決定等又は利用停止決定等について不服のある者は,決定等を知った日から起算して60日以内に,協会に対し異議を申し出ることができる。
2 前項の異議の申出は,書面を提出して行わなければならない。
3 協会は,第1項の異議の申出があったときは,盛岡市長の意見を聴いて,当該異議の申出に回答するものとする。
(盛岡市長への説明等)
第32条 協会は,盛岡市長から前条第3項の規定による意見を述べるために必要と認める協会の役職員に対する意見聴取又は書類の提出若しくは説明を求められたときは,これに応じなければならない。
(苦情の処理)
第33条 協会は,その保有する個人情報の取扱いに関して苦情があったときは,適切かつ迅速な処理がされるよう必要な措置を講じなければならない。
(実施状況の公表)
第34条 協会は,毎年度,この規程の実施状況を取りまとめ,その概要を公表するものとする。
(補則)
第35条 この規程の実施に関し必要な事項は,理事長が定める。
   附 則
1 この規程は,平成17年4月1日から施行する。
   附 則
1 この規程は,平成19年10月1日から施行する。

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